Transformation digitale • Événementiel • Expérience client
25 jours pour transformer un événement au format digital
Alors que le Forum des 100 se dirigeait vers un événement en format présentiel, tout a basculé 3 semaines avant la date prévue.
Le Forum des 100 est l’un des plus grands événements organisés en Suisse romande. Chaque année, il accueille environ 1’200 participants et une trentaine d’orateurs prestigieux au Swiss Tech Convention Center à Lausanne. Initialement prévu à la fin du mois d’avril, il est dans un premier temps reporté puis finalement digitalisé le 25 septembre 2020. C’est le 1er septembre 2020 que la décision de transformer l’événement au format digital est prise.
L’organisateur Le Temps, 1ère chaine de médias en Suisse romande, nous a mandaté afin de mettre en place la stratégie de transformation digitale et son exécution en un temps record. Alors, challenge réussi ?
Le Temps
Événementiel
25 septembre 2020
Le contexte
Souvenez-vous de l’été 2020. La première vague du Covid est passée et l’optimisme est de rigueur, à tel point que des événements au format présentiel se préparent pour la fin d’année. Cette embellie est de courte durée et, dès fin août, les événements commencent à annoncer des annulations ou reports pour 2021. Le 1er septembre 2020, Le Forum des 100 décide de transformer l’événement en présentiel avec une date fixe en ligne de mire: le 25 septembre. Nous sommes alors mandatés pour transformer la 16ème édition du Forum en format digital en 25 jours.
Le challenge
Pour la première fois de sa longue existence, le Forum des 100 se déroulera en digital. L’objectif prioritaire est alors de proposer une expérience interactive, dynamique et simple au participant en un temps record. Pour réussir cela, les efforts se portent sur la création d’un pôle d’expertise qui accompagnera cette transformation, toujours avec l’idée d’offrir une réelle plus-value pour le participant. Pour y parvenir, nous pouvons nous reposer sur les bases solides que possède cet event depuis plus de 16 ans. Nous réunissons une équipe de prestataires pour chacun des pôles d’expertise:
- Captation
- Streaming
- Habillage de la scène virtuelle
- Graphisme et identité visuelle
- Plateforme virtuelle
- Plateforme de ticketing
- Plateforme de networking
L’agrégation de l’expertise de chacun d’entre eux doit avoir comme finalité notre objectif de départ: un espace participant de qualité. En effet, tous les éléments mis en place ont pour but de faciliter et améliorer l’expérience du participant.
La solution
- Un écosystème digital est entièrement créé. L’espace participant est révolutionné.
- Streaming & replay sont disponibles sur l’espace participant.
- L’interactivité est décuplée.
- L’expérience est facile et agréable pour le participant via un espace participant instinctif et cohérent.
- L’événement est prolongé sur une semaine.
En bref
Cette solution a permis de:
- Décupler l’interactivité avec les participants.
- Proposer plus de contenu.
- Prolonger l’événement grâce au format digital et au replay.
- Proposer un nouvel environnement pour les participants avec de nouvelles options rendues possibles par le format digital.
- Apporter une nouvelle réflexion pour les prochaines éditions.
Le résultat
L’événement a rencontré un franc succès et les partenaires, pierres angulaires de cet événement, étaient particulièrement satisfaits du rendu proposé. Cette évolution réussie a été possible grâce aux bases solides existantes développées pendant les seize dernières années. Ce nouveau concept, forcé par la crise sanitaire, a permis d’alimenter la réflexion pour proposer un nouveau format dès 2021.